Comment gagner en efficacité et ne plus se sentir surmené ?

Article invité de d’Olivier Clémence de l’agence OpArt.

Vous travaillez 60 heures par semaine et vous n’obtenez pas encore assez de résultats ?

Vous voudriez en faire plus, mais vous n’allez quand même pas travailler 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 ?

Vous avez l’impression de ne faire que travailler et de passer à côté de l’essentiel ?

Vous êtes trop fatigué en fin de journée pour profiter de vos enfants et de votre conjoint ?

STOP !

Pour mieux comprendre ce que vous êtes en train de faire et ce qui va vous arriver, je vais comparer la situation avec celle d’un pilote de formule 1.

Imaginez que vous soyez au volant de votre formule 1 et que vous fassiez toute la course pied au plancher sans jamais utiliser le frein ou même lever le pied.

Que va-t-il se passer ?

Au prochain virage vous allez vous crasher dans le mur à 350 km/h !

crash

Ne préférez-vous pas être le pilote qui dose sa vitesse, accélère en ligne droite, freine avant les virages et au final gagne la course ?

Pendant longtemps, j’étais le premier pilote et je suis devenu le second juste avant de taper le mur. Je vous propose d’en faire autant avant qu’il ne soit trop tard.

On y va ?

La loi de Parkinson

Connaissez-vous la loi de Parkinson ?

Voici ce qu’elle dit: tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté.

Ça signifie que si vous prévoyez de faire une tâche en deux heures, vous l’effectuerez en deux heures même s’il ne fallait qu’une demi-heure pour la réaliser.

Donc en réduisant le temps imparti à chaque tâche vous allez pouvoir gagner du temps.

Vous pensez que ça ne marche pas ?

Moi non plus je n’y croyais pas tellement, alors j’ai décidé de tester.

Pour rédiger un article, il me fallait au minimum une journée complète (parfois une journée et demie).

J’ai demandé autour de moi comment faire pour réduire ce temps de rédaction et voici ce qu’un excellent entrepreneur m’a répondu. « Lance-toi un défi: pour les 5 prochains articles, tu n’as pas le droit de dépasser 4 heures de travail ».

J’ai passé 6,5 heures à rédiger le premier article. Un échec donc, mais plutôt encourageant, car habituellement il me fallait 8 heures.

Pour le second et le troisième, j’ai travaillé 5 heures. Mieux, mais pas encore gagné !

J’ai donc fait quelques recherches pour trouver des astuces qui me feraient gagner du temps et j’en ai trouvé quelques-unes que j’ai appliquées.

J’ai pu réussir mon défi pour les 4e et 5e articles en y passant à chaque fois 4 heures (ni plus ni moins).

Désormais, rédiger un article en 4 heures ne me pose plus de problème et il m’arrive d’y passer moins de temps.

Fixer des horaires

La loi de Parkinson s’applique également à une journée complète de travail.

Si vous savez que, de toute façon, vous allez terminer votre journée à 19h, alors vous finirez invariablement à 19h (et même après, à cause du mail urgent qui est tombé à 18 h 55).

Prenez la décision que désormais une journée de travail se termine à 17 h 30 et respectez cette règle.

Les premiers jours, ce sera un peu compliqué puis au fur et à mesure vous arriverez à terminer vos journées à l’heure.

Comme je suis sympa, je vous donne un petit secret pour faire en sorte que dépasser 17 h 30 vous soit impossible: Dites à votre fils que vous allez jouer au foot avec lui après le travail à 17 h 30. Je peux vous assurer qu’il sera impossible de continuer à travailler après :).

Planifier

calendrier

Vous devez planifier à l’avance vos journées de travail.

Tous les lundis matin, je planifie l’intégralité de ma semaine.

Pourquoi est-ce important ?

Tout simplement pour éviter de perdre du temps le matin à vous demander ce que vous devez faire.

Que se passe-t-il en général lorsque vous n’avez pas clairement défini ce que vous avez à faire aujourd’hui ?

Vous allez consulter votre boite mail et commencer à traiter les messages que vous aurez reçus. C’est donc votre boite de réception qui décidera du plan de votre journée.

Vous pouvez donc travailler toute la journée pour vous rendre compte au final que vous n’avez rien accompli d’important.

En planifiant, vous saurez dès la première minute ce que vous devez faire et pourrez vous y mettre immédiatement.

Ce qui nous amène au point suivant.

Le plus important le matin

Vous devez commencer votre journée par la tâche la plus importante.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que c’est le moment où vous avez le plus d’énergie, de motivation et de volonté.

Vous allez atteindre bien plus rapidement vos objectifs si tous les matins vous accomplissez une tâche qui vous rapproche de vos buts.

Comme je l’expliquais juste avant, en commençant par traiter vos mails en début de journée vous dépensez votre énergie et votre volonté sur des tâches simples et peu rentables.

Lorsque vous aurez traité tous vos mails (ce qui n’arrive presque jamais, avouez-le), vous n’aurez plus aucune envie de vous attaquer à ce projet qui vous semblera énorme et insurmontable.

Je vais revenir sur le traitement des emails dans la suite de l’article, mais avant je dois vous expliquer pourquoi faire tout ça peut paraître difficile, mais est tout de même nécessaire.

Faire des choix importants

choix

Prendre la décision de passer de 70 à 35 heures par semaine peut sembler difficile et même vous faire peur, tout comme ne pas vous précipiter sur vos mails dès le matin.

C’est normal, après tout vous prenez le risque de ne pas réussir à faire tout ce que vous aviez prévu et donc de perdre de l’argent.

Je comprends, mais, comme je l’ai dit juste avant, vous serez surpris de la vitesse à laquelle vous allez vous adapter à vos nouveaux horaires et réussir à terminer vos journées.

Mais il y a une question importante que vous avez oublié de vous poser !

Quel risque prenez-vous à continuer de travailler ainsi ?

J’ai utilisé la métaphore de la formule 1 qui se crashe dans un mur. Ça peut sembler excessif, mais croyez-moi, ça n’est pas si loin de la vérité.

Vous connaissez le terme « burn-out », mais avez-vous pris le temps de regarder sa définition précise ?

La voici:

Le syndrome du burn-out se caractérise par un état d’épuisement général, à la fois psychique, émotionnel et mental; les «batteries sont vides» et le sujet n’est plus capable de récupérer sur de courtes durées.

Et quelques conséquences:

Insomnie, contractures musculaires, malaises, troubles digestifs, système immunitaire affaibli, etc.

Vous n’avez pas envie de faire un « burn-out » !

Je vous invite à lire cet article très intéressant sur le sujet.

Sans en arriver jusque-là, vous pouvez avoir d’autres problèmes, comme ceux que j’ai pu rencontrer.

À travailler trop devant mon ordinateur, j’ai fini par avoir des maux de dos chroniques.

Dans les pires moments, je ne pouvais pas rester plus de deux heures devant mon écran.

Réduire mon nombre d’heures de travail a grandement amélioré la situation !

Donc que préférez-vous perdre, un peu d’argent ou la santé ?

Supprimer

En prenant la décision de réduire de manière conséquente votre nombre d’heures de travail, vous allez rapidement trouver que certaines tâches récurrentes vous prennent beaucoup de temps et ne génèrent pas beaucoup de résultats.

C’est bon signe !

Si vous vous posez ce type de question, c’est que vous commencez à devenir plus efficace.

Supprimer les tâches non ou peu productives fait partie de ce qui sera le plus bénéfique pour vous et votre entreprise.

Ça fait partie des choix difficiles, mais nécessaires que vous devrez prendre si vous souhaitez gagner en efficacité.

Déléguer

Certaines tâches peu productives peuvent toutefois s’avérer nécessaires.

C’est l’occasion de les déléguer.

Je vous conseille de déléguer les tâches pour lesquelles vous n’apportez pas de valeur où/et qui ne vous passionnent pas.

Vous garderez ainsi votre énergie pour tout ce qui est important, rentable et passionnant.

Les procédures

procedure

Une procédure est tout simplement un document listant (dans l’ordre) toutes les étapes nécessaires à l’exécution d’une tâche.

Mettre en place des procédures n’est pas passionnant ni fun et vous aurez sans doute l’impression de perdre beaucoup de temps lorsque vous allez les rédiger.

Pourtant, c’est un excellent moyen d’en gagner (du temps).

Vous vous en rendrez compte dès que vous aurez à refaire une tâche que vous n’avez pas réalisée depuis longtemps.

Suivre les étapes une par une de votre procédure vous permettra d’accomplir cette tâche en un temps record sans risque d’erreur.

Les procédures ont donc trois avantages:

  1. Elles permettent de gagner du temps.
  2. Elles limitent grandement les risques d’erreurs.

Hey ! C’est quoi le troisième avantage ?

J’y viens.

Le 3e avantage c’est ce qui rend les procédures « magiques ».

Si votre procédure est clairement établie (il ne manque aucune étape) alors rien ne vous oblige à accomplir vous-même la tâche qu’elle détaille.

Aucune connaissance technique ne sera nécessaire pour l’appliquer et vous pourrez la déléguer à un prestataire extérieur (ou un employé).

Cool non ?

Les mails

J’en ai déjà parlé plus tôt, vous ne devez pas traiter vos mails dès la première heure, mais je vais aller encore plus loin.

Vous devez décider des heures auxquelles vous allez les traiter.

Consulter vos mails en permanence est une perte de temps et de productivité énorme !

Imposez-vous une à trois plages horaires pour traiter vos mails et interdisez-vous de commencer plus tôt ou finir plus tard que la plage définie.

Nous avons tous espoir de vider cette satanée boite mail. Comme si le 0 message était une délivrance et la preuve du travail accompli.

Et, savez-vous ce qui se passe lorsqu’on y parvient ?

On reste scotché devant sa boite de réception à attendre le prochain mail pour le traiter le plus vite possible.

Comme si ce nouveau mail venait salir notre belle boite mail qu’on vient de nettoyer pendant des heures.

Le 0 mail c’est un combat sans fin

Je traite mes mails de 15 h à 17 h et j’ai rajouté une règle supplémentaire: les mails arrivés après 16 h ne seront traités que le lendemain.

J’ai ainsi de nombreux avantages:

  1. Je ne pense pas à mes mails avant 15 h et je suis concentré sur mes tâches importantes.
  2. J’utilise la loi de Parkinson (2 h maxi pour traiter tous mes mails).
  3. Une fois les mails arrivés avant 16 heures traités, je sais que j’ai terminé et je peux donc passer à autre chose.

Les interruptions

S’il y a une chose qui casse votre productivité, c’est bien d’être interrompu pendant votre travail.

Votre cerveau met plusieurs minutes à se reconcentrer sur une tâche, quelle que soit la durée de l’interruption.

Si pendant une heure de travail vous subissez 4 interruptions de 5 minutes, vous pouvez considérer qu’au final vous n’aurez fait qu’entre 25 et 30 minutes de travail effectif.

Pas génial, non ?

Posez-vous la question: qu’est-ce qui m’interrompt pendant mon travail ?

Le champion du monde est sans doute le téléphone.

phone

La solution ? Le mode silence !

J’ai décidé du jour au lendemain de mettre mon téléphone en mode silence en permanence et de ne plus l’utiliser (si quelqu’un essaie de me joindre, il peut laisser un message qui est automatiquement transféré sur ma boite mail).

J’ai envoyé un mail à mes clients pour les prévenir et leur expliquer que j’avais besoin d’être plus productif et que le téléphone m’en empêchait et je n’ai eu aucune plainte.

Au contraire, j’ai reçu des félicitations parce que je prenais une décision difficile pour que mon travail reste de qualité.

Rassurant, non ?

Parmi les autres interruptions fréquentes il y a toutes les alertes emails, sms, Skype, etc.

Coupez tout ça et faites en sorte de n’être joignable que lorsque vous pouvez l’être réellement.

Le multitâche

Peut-être, comme beaucoup, pensez-vous être capable de faire plusieurs choses en même temps.

Peut-être même en êtes-vous fier !

Mauvaise nouvelle, vous vous trompez !

Il a été prouvé que nous n’étions pas multitâches et que lorsque vous faites plusieurs choses en même temps, votre cerveau passe d’une tâche à l’autre en permanence.

Si vous faites deux tâches très simples en même temps, votre cerveau devrait s’en sortir, mais vous serez tout de même moins efficace et si vous avez le malheur de rajouter une action supplémentaire, les erreurs vont s’accumuler.

Cet article très clair vous expliquera le principe mieux que moi.

On en revient donc au problème des interruptions et de la perte de concentration.

En résumé, lorsque vous faites du multitâche vous n’êtes pleinement concentré sur aucune tâche.

Vous devez donc vous focaliser sur une seule tâche à la fois et ne passer à la suivante que lorsque la première est terminée.

Regrouper les petites tâches

Donc nous avons vu que le cerveau n’était pas très doué pour sauter d’une tâche à l’autre donc comment faire pour les petites tâches qui ne prennent que quelques minutes.

La solution est de les regrouper par thématique.

Le fait de traiter tous mes mails en une fois me permet encore de gagner du temps, car je suis en mode « traitement de mails ».

Je vais même plus loin, car je traite d’abord les mails de SAV de mes modules Prestashop puis les mails plus génériques.

Je suis donc en mode « traitement des mails de SAV » puis en mode « traitement des autres mails ».

Vous pouvez faire la même chose avec toutes sortes de tâches.

Par exemple, je traite l’intégralité de mon courrier (papier) une seule fois par mois le vendredi.

Là encore vous allez me dire et s’il y a un courrier urgent ?

Et bien, ça n’arrive jamais.

Est-ce que lorsque vous avez quelque chose d’urgent, à dire vous envoyez une lettre à la personne concernée ?

Moi non plus :).

Réfléchissez à tout ce que vous pourriez réunir et traiter en une seule fois, vous verrez que vous gagnerez beaucoup de temps.

Toujours commencer

Il vous arrivera parfois de ne pas être motivé du tout à faire la tâche que vous aviez prévue aujourd’hui.

C’est normal et ça arrive à tout le monde !

Même avec la meilleure volonté du monde, vous ne pouvez pas vous vacciner contre le manque de motivation passager.

Mais il y a une petite astuce toute bête à utiliser qui fait des miracles, la voici:

start

Lorsque vous n’avez pas envie de faire une tâche donnée, obligez-vous à la faire pendant au minimum 15 minutes et si une fois ces 15 minutes passées vous n’avez vraiment toujours pas envie de la faire alors ok … passez à autre chose.

Vous serez étonné de voir à quel point la motivation revient lorsqu’on se met au travail.

Il faut juste passer les 10 premières minutes pour qu’ensuite les heures défilent sans que vous vous en rendiez compte.

Commencer (encore ?)

Vous aviez prévu de faire une tâche, mais vous savez d’avance que vous ne pourrez pas la terminer, car, vous n’avez pas les documents nécessaires, il ne reste pas assez de temps, etc.

Pas très motivant de se lancer dans un truc, qui dans tous les cas, ne sera pas terminé, n’est-ce pas ?

Le problème c’est que, dans ce cas, vous n’accomplirez cette tâche que lorsque toutes les conditions seront réunies. Ce qui peut mettre du temps à arriver voire ne jamais se produire.

De plus, pour occuper votre temps vous allez sans doute chercher à effectuer une autre tâche qui pourra être accomplie entièrement avec le temps qui vous est imparti et les documents que vous possédez, etc..

Vous allez donc perdre du temps inutilement pour, en plus, réaliser une tâche moins importante (sinon c’est cette tâche que vous auriez programmée aujourd’hui et non pas l’autre).

La solution c’est tout simplement de commencer quand même votre tâche et d’avancer au maximum dessus jusqu’à être bloqué par ce qui vous manque.

Il ne vous restera sans doute que 20 % du travail à faire pour la terminer et vous aurez donc pleinement utilisé votre temps.

Planifier (encore)

J’ai déjà expliqué que planifier permettait de gagner beaucoup de temps.

J’ai aussi dit, juste avant, qu’il pouvait arriver parfois que vous n’ayez pas tous les éléments nécessaires à la réalisation d’une tâche.

Il y a une astuce toute simple qui va grandement limiter ce type de problème.

Il suffit de n’ajouter à votre agenda que des tâches pour lesquelles vous avez déjà l’ensemble des documents.

C’est ce que je fais notamment pour le SAV de mes modules.

Lorsque je dois intervenir sur le site d’un client (et que l’opération dépasse les 20 minutes),

Je planifie cette tâche dans mon agenda. Mais je ne le fais qu’à une seule condition: que j’aie bien tous les codes d’accès pour intervenir sur le site du client.

Il n’y a rien de pire que d’être dépendant des autres pour pouvoir travailler.

Si vous êtes un minimum consciencieux, vous aurez envie de terminer votre travail et c’est la garantie de terminer à 20 h 00.

Et le pire c’est que ça ne sera même pas de votre faute !

Prenez donc l’habitude de récolter toutes les infos nécessaires avant de vous mettre au travail.

Mesurer

Encore un conseil, mais pas des moindres.

mesure

Si vous voulez gagner en efficacité, vous allez devoir vérifier que vous obtenez autant ou plus de résultats en moins de temps.

La seule solution est de mesurer vos résultats.

Alors bien sûr, ça peut passer par la consultation de votre chiffre d’affaires, mais cette valeur est souvent dépendante de nombreux éléments et ne reflète pas nécessairement les effets d’un changement que vous avez pu effectuer.

Je vous conseille plutôt de trouver des moyens rapides à mettre en place pour mesurer vos résultats.

Dans mon cas, je note tout simplement le temps que je consacre au SAV de mes modules tous les jours.

J’écris l’heure à laquelle je commence à traiter les mails concernant mes modules (15 h donc), je fais tout mon SAV, puis je note l’heure de fin et je sais à la minute près combien de temps j’ai consacré à mes modules.

J’ai pu ainsi descendre à une moyenne de 6 h 30 de SAV par semaine.

Voici un autre exemple où j’ai pu mesurer très facilement et rapidement l’efficacité de mes choix.

J’avais pour habitude d’envoyer des mails assez longs aux abonnés de ma newsletter pour bien introduire l’article/vidéo/produit) que je voulais promouvoir.

J’ai changé de stratégie et désormais je ne rédige que 2 à 5 lignes de texte (parfois je reprends même l’introduction de l’article).

J’ai ensuite comparé le taux de clic et d’ouverture de mes mails (statistiques fournies automatiquement par mon logiciel) et j’ai pu constater qu’ils étaient meilleurs qu’avant.

Ce qui signifie qu’avant je passais plus de temps pour moins de résultats !

Et vous, comment pourriez-vous mesurer vos résultats ?

Il me reste encore trois conseils que j’aimerais partager.

Ils fonctionnent très bien pour moi, mais pas forcément pour tout le monde.

Donc le plus simple, pour savoir s’ils seront efficaces pour vous, est de tester.

La musique

Lorsque j’ai une baisse de motivation, je lance sur Spotify une playlist « workout » dans laquelle il n’y a que des musiques entraînantes.

Je n’hésite pas à pousser le son bien fort pour « me réveiller » et la plupart du temps ça me redonne la pêche pour continuer la tâche que j’ai commencée (ou m’y mettre).

D’ailleurs je ne dois pas être le seul, car des playlists pour se motiver il y en a des dizaines sur Spotify.

Les mini-breaks

Est-ce qu’il vous arrive d’avoir des temps de latence où vous ne pouvez rien faire ? Une page web ou une vidéo qui met 3 minutes à se charger par exemple.

Que faites-vous pendant ces moments ?

Si vous êtes comme je l’étais, vous allez voir votre boite mail, Twitter, Facebook ou autre.

Ça peut paraître légitime, car, après tout, vous ne pouvez pas travailler donc autant se faire plaisir.

Sauf que lorsque vous faites ça:

  1. Vous perdez votre concentration (votre cerveau se focalise sur la vidéo de chat marrante postée par tante Janine)
  2. Vous allez rester bien plus longtemps sur Facebook que les 3 minutes nécessaires au chargement de votre page ou logiciel.

Désormais, lorsque j’ai un temps de chargement qui me bloque dans mon travail, je me recule dans mon siège, je ferme les yeux et je prends de profondes inspirations suivies de longues expirations.

C’est très utile, car:

Et comme on parle de respiration, voici mon dernier conseil.

La méditation

meditation

Je ne suis pas un expert en méditation, car pour être honnête au moment où je rédige cet article ça ne fait que 2 mois que je la pratique.

Mais j’ai déjà pu constater combien c’est bénéfique pour la concentration et le lâcher-prise.

Je ne vais pas m’étaler ici sur les bienfaits de la méditation tant ils sont nombreux.

Je vous invite plutôt à lire cet article: Les bienfaits de la méditation sur votre cerveau (et votre corps).

Livre à lire

Je n’ai pas tiré toutes ces techniques de mon chapeau. Je me renseigne beaucoup et régulièrement sur tout ce qui traite de l’efficacité au travail et j’ai donc lu pas mal de livres sur le sujet.

Voici trois livres que je vous conseille fortement:

Getting things done (en français s’organiser pour réussir).

Zen to done

La semaine de 4 heures

Le premier est une mine d’or en matière de productivité, mais la méthode en elle-même est très difficile à appliquer entièrement, tant elle demande d’organisation et de discipline.

Cependant, vous pourrez déjà devenir bien plus efficace rien qu’en appliquant quelques conseils de ce livre.

Le second, est une adaptation faite par Leo Babauta de la méthode « Getting things done ».

Elle est bien plus simple à mettre en place et c’est celle que j’applique en grande partie.

Enfin le dernier, vous le connaissez sûrement. C’est LE livre à lire en tant qu’entrepreneur (ou pas d’ailleurs). C’est notamment grâce à lui que j’ai pris certaines des décisions « qui font peur » dont je vous ai parlé plus tôt.

Conclusion

Si vous avez lu cet article jusqu’au bout c’est sans doute que j’ai piqué votre curiosité.

Mais vous êtes peut-être encore sceptique.

Est-ce que ça marche ?

Est-ce que j’ai vraiment besoin de faire tout ça ?

À la première question, je répondrais: Oui ça marche, car je l’applique au quotidien.

Mais je ne peux pas vous garantir que ça marchera pour vous. La seule solution pour le savoir est d’essayer.

Et je vais répondre à la deuxième question par une autre (question).

Avez-vous calculé votre taux horaire récemment ?

Imaginons que vous travailliez 70 heures par semaine pour un salaire de 2500 € à la fin du mois.

Votre taux horaire serait donc de: 2500/(70*4) = 8,93 €.

Dans ce cas, vous avez un taux horaire inférieur à celui d’une personne au SMIC qui gagne 9,67 € de l’heure. (source)

Trouvez-vous que c’est ce que vous méritez, en travaillant autant ?

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