9 règles pour s’organiser comme un pro du blogging

Article-invité de Jean-Luc Durand du blog Le Roi de l’audience.

Vous êtes fatigué. Vidé.

Vous rentrez chez vous après une journée de travail difficile, et le constat est navrant : la journée en question n’est pas encore finie.

Il faut vous installer devant l’ordinateur et finir ce satané article de blog.

Ah oui, il faut aussi répondre à ces dix ou douze emails qui attendent dans votre boite. Et lire cet article intéressant que vous avez repéré la semaine dernière. Et penser à tester ce nouveau plugin.

Sans compter votre vie privée en mode pause.

Du coup, vous vous dites parfois qu’une journée de 24 heures, c’est trop court. Et cela même si vous n’êtes pas salarié.

Bref, vous avez trop de tâches et pas assez de temps. Ce problème, c’est celui de beaucoup de blogueurs, qu’ils vivent ou non de cette activité.

 

J’ai connu ça. Début 2015, salarié d’une SSII et papa d’un garçon particulièrement « éveillé » (comprendre : épuisant), je n’arrivais plus à tout faire. Je me disais que le blog sérieux, c’était pour les étudiants ou les célibataires.

Du coup j’ai envisagé d’arrêter. De tout laisser tomber.

Et puis j’ai repensé à tout ce que j’avais fait en un an : deux sites lancés, plusieurs dizaines d’articles publiés, des rencontres enrichissantes, par exemple à la CS 2014…

Renoncer à tout ça ? Non.

Donc j’ai revu mon organisation, et grâce aux conseils de professionnels du web, j’ai surmonté le problème avec succès.

Alors vous pensez sans doute : « Encore un qui va nous dire de faire une mind-map, de se focaliser sur les 20% de tâches qui rapportent 80% des lecteurs, etc. ».

Non, rassurez-vous, je laisse cela aux autres. Les astuces de ce genre sont utiles, certes, mais ce n’est pas fondamental pour votre succès.

Ici nous allons parler de ce qui distingue vraiment un blogueur professionnel d’un amateur du dimanche : l’organisation.

Et ce n’est pas une question de talent, c’est une question de méthode. Tant mieux d’ailleurs, car une méthode, ça s’apprend, alors qu’un talent non.

Et aujourd’hui, j’ai deux enfants, et je suis plus productif qu’avant avec un seul.

Vous voulez savoir comment j’ai fait (pour être plus productif, pas pour avoir un deuxième enfant) ?

J’ai suivi les 9 règles suivantes.

#1. Distinguez clairement la création de la gestion

Il y a deux types de tâches fondamentales pour un blogueur :

1. La création : rédiger un article, un bonus, ou enregistrer une vidéo par exemple. Les lecteurs viennent sur votre site pour cela. C’est la partie visible de votre activité.
2. La gestion : organiser votre agenda, lire vos mails, traiter des factures, corriger des bugs, etc. Vos lecteurs s’en moquent. C’est votre petite cuisine interne.

Le truc, c’est de ne jamais mélanger les deux. Jamais. Pourquoi ? Parce que les deux sont vitales. Définissez un temps pour l’une, un temps pour l’autre, et respectez cette organisation à la lettre. Sinon, chacune va polluer l’autre.

Par exemple, si le moment est venu d’écrire, oubliez vos emails. Fermez Outlook ou Gmail, et écrivez. Si vous disposez d’une soirée devant vous, consacrez-la uniquement à cela. Et la soirée du lendemain sera pour votre courrier.

#2. Organisez et protégez votre travail

La création d’un site va rapidement vous faire crouler sous les fichiers de toute sorte : Word, Excel, photos, etc. Alors voici comment en prendre soin.

Le classement des documents

Créez un fichier MS Excel pour lister tous vos articles, la date de publication, le site (le vôtre ou un autre blog pour les articles invités). Et un autre pour lister toutes vos actions de promotion (email, message Facebook, tweets, etc.). Pourquoi ? Pour éviter des erreurs gênantes comme : confondre deux personnes différentes, ou leur envoyer le même article.

Les sauvegardes

Si un jour le blog devient votre gagne-pain, vous ne devez prendre aucun risque. Alors veillez aussi à faire des sauvegardes régulières.

Bien sûr, on peut le faire manuellement sur un disque dur externe ou sur le cloud via des services comme DropBox, Google Drive, OneDrive ou iCloud. Tous ces services ont des formules à moins de 10€ par mois.

Mais sauvegarder, c’est barbant. Il faut mieux l’automatiser.

Pour les fichiers de votre ordinateur, il y a des solutions simples comme TimeMachine pour Mac. Sous Windows, essayez Genie Timeline, CrashPlan ou Backblaze.

Et votre site lui-même ? Exportez la base de données tous les soirs avec le plugin gratuit WP Database Backup. Cela se fait tout simplement par email. Et faites une sauvegarde complète régulière avec VaultPress (3,5$ par mois). En cas de crash, il suffit d’un clic pour tout réinstaller, et cela peut aussi vous être utile si vous changez d’hébergeur.

Les mots de passe

Il vous faut aussi un outil de stockage des mots de passe, car vous allez vite en avoir beaucoup à retenir. Personnellement j’utilise SecureSafe. Comme ils sont enregistrés dans un nuage, ils sont disponibles tout le temps via une application smartphone, et protégés par un cryptage que même la NSA aurait du mal à craquer.

#3. Faites le point régulièrement

Un blogueur efficace a tout le temps des objectifs. Par exemple, produire deux articles par semaine, refondre le design de son thème WordPress, ou lancer un nouveau produit.

Mais le risque, c’est que sous la pression du quotidien, ces travaux prennent du retard. Les priorités se bousculent. On travaille dans le désordre, et rien n’aboutit.

Alors voici une méthode pour vous aider, que je tire de mon expérience d’ancien auditeur : prévoir puis contrôler.

D’abord prévoyez :

1. Ayez un programme de travail hebdomadaire. C’est-à-dire par exemple : le lundi vous écrivez, le mardi vous vous consacrez à WordPress (plugin, mises à jour, bidouilles sur votre thème, etc.), le mercredi vous répondez aux mails (cf. point #1), etc.
2. Fixez un calendrier de publication d’articles un mois l’avance. Par exemple, le 5 du mois de mars vous publiez sur tel thème, le 10 vous faites une interview, le 15 vous traduisez le post d’un blogueur étranger, etc.
3. Listez les tâches à faire hors calendrier, celles qui n’ont pas d’échéance précise. Vous pouvez utiliser des applications smartphone pour cela, comme Clear.

Ensuite, contrôlez. J’entends par là, faire un point régulier. Juste vingt minutes, une fois par semaine, si possible toujours le même jour et à la même heure. Comme si vous étiez en entreprise, avec un petit chef qui veut son rapport.

Ici, l’employé c’est vous, mais le chef, c’est vous aussi. Un chef forcément compréhensif, mais qui veut tout de même savoir où vous en êtes.

Faites cela et votre productivité va faire un bond.

#4. Déléguez, mais pas n’importe quoi

Gagner du temps en déléguant, en voilà un conseil que vous lisez partout. Facile à dire. Mais déléguer quoi ?

C’est simple. Vous pouvez tout sous-traiter. Tout, SAUF :

1. Ce que vos lecteurs ou clients attendent de vous.
2. Ce qui nécessite absolument votre participation.

Je m’explique.

Ce que vos lecteurs attendent

Si vous bloguez, vous produisez des articles ou des vidéos. C’est votre raison d’être en ligne. Ça, personne ne peut ni ne doit le faire à votre place.

Oh, je sais, on vous propose partout des services de rédaction web. Contre quelques euros, un gars en Afrique vous écrit un post de 1.000 mots sur le thème de votre choix.

Oubliez tout de suite. Déjà, la qualité n’est bien souvent pas au rendez-vous. Mais surtout, vos lecteurs ou vos clients sont votre ressource principale. Elle doit être choyée. Vous seul(e) savez ce précisément ce qu’elle attend.

Alors offrez-lui le meilleur. D’ailleurs, vous-même, quand vous entrez dans une boutique, vous ne préférez pas être servi(e) par le patron ?

Lorsque vous serez aussi connu(e) que Darren Rowse ou Pat Flynn, vous pourrez faire travailler les autres avec des articles invités. Mais pas avant.

Ce qui nécessite votre participation

Il y a des tâches de backoffice qu’on aimerait bien s’épargner. Comme écrire des emails pour promouvoir son contenu à d’autres blogueurs. Bien sûr, un autre pourrait théoriquement s’en charger.

Mais il s’agit de créer un lien, qui vous permettra de vous faire connaître. C’est trop personnel et important pour ne pas le faire vous-même. Même chose pour tout ce qui a trait à vos finances.

Pour tout le reste, il n’y a pas à hésiter. Vous avez besoin d’un logo sur votre site ? D’un thème WordPress personnalisé ? D’une assistante pour votre compte Twitter ? Déléguez, sans états d’âme.

Et comment faire ? Facile. Adressez-vous à un service spécialisé. Vous connaissez sans doute Fiverr, mais vous pouvez aussi utiliser FiverUp, Zeerk ou encore Roundshelf.

#5. Apprenez à dire NON

Vous souriez ? Vous pensez savoir dire non à tout ce qui vous détourne de votre activité ?

Ne vous vexez pas, mais j’en doute.

Pourquoi ? Parce que nous sommes tout le temps sollicité par d’autres. Des gens qui veulent que nous donnions de notre temps pour leurs objectifs. Et ils savent s’y prendre pour nous embobiner.

Parfois dire non est facile. Comme à ces boites de marketing qui vous proposent des partenariats « gagnant-perdant ». Je vous laisse deviner lequel est celui qui perd. Ou à ces blogueurs du dimanche qui veulent un backlink ou un retweet sans rien en échange. Et à bien d’autres encore.

Ce qui est plus dur, c’est de refuser une proposition flatteuse. Mais flatteur veut dire satisfaisant pour l’égo, pas pour votre agenda.

Je lisais dernièrement un article où l’auteur expliquait avoir décliné une proposition d’intervention à une conférence prestigieuse, parce que cela aurait impliqué plusieurs jours de travail préparatoire. Pour gagner quoi ? Un peu de notoriété.

Alors faites bien votre calcul.

#6. Faites de la promotion hors réseaux sociaux

Pour faire connaître votre blog, créer du contenu de qualité ne suffit pas. Si vous vous contentez de cela, vous allez être déçu. Je sais de quoi je parle.

Il faut promouvoir votre travail. Cela veut dire le faire connaître car aussi bon soit-il, vos lecteurs ou clients ne peuvent pas deviner qu’il existe.

Problème, beaucoup interprètent cette règle d’or comme une invitation à utiliser massivement les réseaux sociaux, comme Facebook ou Twitter.

Alors OK, mais faites attention de ne pas y passer trop de temps. Pourquoi ? Parce que c’est à la fois chronophage et peu efficace. Un follower ne rapporte pas grand-chose comparé à un abonné à votre liste.

Oui, utiliser les réseaux sociaux n’est pas inutile, évidemment, mais il faut bien les maitriser.

Alors faites en priorité de la promotion traditionnelle : contactez d’autres blogueurs plus connus pour leur parler de vos articles. Cela vous amènera du trafic et des abonnés.

C’est beaucoup, beaucoup plus rentable.

#7. Préservez votre vie privée

Si vous êtes salarié et vivez en couple avec des enfants, cela peut être très dur de concilier votre activité blogging avec votre famille. Vos enfants viennent vous solliciter. Les tâches ménagères s’accumulent. Votre femme vous dit qu’on ne vous voit plus…

La solution ? Elle est un peu difficile à mettre en œuvre au début, mais payante sur le long terme. Il faut déterminer à l’avance à quels moments vous travaillez, et à quels moments vous consacrez à votre famille et à vous reposer.

Et surtout, respectez vos plages. Le dodo est fixé à 23h ? Au lit à 23h. Et pour cela, pas de secret : il faut un peu de volonté. Par exemple, en semaine je travaille le soir après 21h et jusqu’à 23h max, quand mes enfants sont couchés.

Vos proches s’habitueront peu-à-peu à votre planning, et votre vie sera plus encadrée.

Et si malgré tout la fatigue s’installe ? Essayez la méthode Pomodoro. Elle consiste à alterner les moments consacrés au travail et ceux au repos.

#8. Traquez les pertes de temps

A moins d’être déjà un(e) pro, vous perdez sûrement du temps quelque part. Mais que faire ?

Chronométrez-vous

Utilisez une application pour connaitre la durée de chacune de vos tâches, afin d’en déduire ce qui est le plus chronophage et ce qu’on peut optimiser.

Inutile de le faire en permanence : contentez-vous d’une période de test significative, une semaine par exemple.

Il y a plusieurs petits logiciels de ce type, alors je vais vous présenter celui que je préfère : Toggl.

Note : ici on parlera des applications pour smartphone (iOS ou Android) et ordinateur (Mac et PC) qui sont gratuites, et non du service web payant.

Toggl fonctionne comme un vulgaire chronomètre. L’interface est simplissime :

1. Lancez l’application.
2. Indiquez sur quoi vous travaillez dans la zone « What are you working on? ». Par exemple : écrire un article, consulter Facebook, répondre aux mails, etc.
3. Quand vous commencez à travailler, lancez le chronométrage en cliquant sur la flèche verte.
4. Quand vous avez fini, arrêtez-le en cliquant sur le carré rouge. Si vous avez oublié de lancer l’application, vous pouvez toujours saisir une durée a posteriori, à condition de s’en souvenir bien sûr.
5. A la fin de la semaine, vous aurez une liste de tâches avec le temps exact passé sur chacune d’elles. Attendez-vous à être surpris.

Notez vos idées pour plus tard

Ne vous laissez pas distraire par le contenu intéressant qui défile sur le net. Mais cela ne signifie pas qu’il faut tout ignorer. Si vous tombez sur un article intéressant, il suffit de l’enregistrer pour le lire plus tard.

Comment ? Grâce à Pocket. C’est un service en ligne qui s’intègre à votre navigateur. Cliquez, sauvegardez, et retournez travailler 🙂 Plus efficace que le célèbre Evernote, et totalement gratuit.

#9. Acceptez de ne pas pouvoir tout faire

Votre temps est limité. Sans jouer au philosophe, c’est la vie elle-même qui l’est. Alors faites-vous une raison : vous ne pouvez pas lire tous les articles, tous les livres que vous voudriez. Vous ne pouvez pas regarder toutes les vidéos et les podcasts existants. Vous ne pouvez pas être actif sur tous les réseaux sociaux. Personne ne le peut.

Même chose lorsque vous rédigez ou enregistrez une vidéo. Ne soyez pas perfectionniste, c’est un luxe réservé aux gens oisifs. Essayez de faire le mieux possible dans le temps imparti, mais ne passez pas à côté de moments importants à cause d’un article à finir.

Par ailleurs vous allez peut-être devoir renoncer à certaines choses : une activité sportive, un évènement… En 2014, j’ai laissé ma famille seule un week-end pour aller à la Conférence Solopreneur. Mais en 2016, j’y ai renoncé car je fêtais mes 40 ans. Deux possibilités, une seule option possible.

Donc il faut faire des choix. Focalisez-vous sur ce qui est le plus utile pour votre business. Et acceptez certains sacrifices, ils sont inévitables.

Une dernière chose

Il y a un truc à ne pas oublier : bloguer demande du boulot. Des marketeurs américains et leurs disciples français essayent de vous faire croire le contraire. Mais c’est faux. La semaine de 4h ? Quelle bonne blague.

C’est pourquoi l’organisation est la clé de votre réussite. Accrochez-vous et elle se mettra en place petit à petit.

Alors, pour vous aider, suivez le blog de Ling-en, et rendez-vous à la prochaine édition de la Conférence Solopreneur. Vous verrez, même l’adepte du web que vous êtes le reconnaitra : rien ne remplace une rencontre « dans la vraie vie ».

Vous avez aimé cet article ? Alors retrouvez-moi sur le site du Roi de l’Audience, et apprenez comment attirer toujours plus de lecteurs sur votre blog.